組織論

【仕事効率化】真のルーティンワークで生産性向上

仕事が忙しすぎて寝る時間もない。

情報がいつでもどこでも確認できる便利な世の中になりましたが、

あまりの情報の多さで、仕事の種類も多岐に渡って疲れ果てている方も多いのではないでしょうか。

毎日毎日同じ仕事をこなすだけで時間が経っていく・・・・

本当に集中するべき仕事が何か分からなくなっている。

こんな悩みも多いと思います。

経営学の考え方の一つにルーティン化という言葉があります。

ルーティン化とは?

みなさん、ルーティンという言葉は一度は聞いた事があると思います。

結構、ネガティブな感じに聞こえますよね?

「ルーティンワークばかりで退屈だよ~」とか「そんなものルーティンワークでしょ」など

ルーティン=雑用・雑務

というイメージがあると思います。

しかし、このルーティン化という言葉にはとても深い意味があります。

ルーティン化の本当の意味

経営学的にルーティンとは、「繰り返される行動」と定義されています。

なんだ、退屈なイメージそのものじゃないかと思いますよね。

でも、この繰り返される行動(ルーティン)の本来の姿について良く考えてみましょう。

初めての仕事

あなたが、初めての仕事をするとき、右も左もわからず、先輩や上司に教わりながら仕事をするのではないでしょうか。

これは初めての行動であり、繰り返される行動つまりルーティンの状態ではありません。

この時点では、一つ一つの仕事にとても時間がかかっていると思います。

仕事を理解し始めて

初めての仕事を覚えて、段々と先輩や上司に教わらなくても、自分一人で進められる様になってきます。

これにより仕事のスピードも上がり、コツもつかめてきます。

自分のスタイルに

コツがつかめてくると、ムダな部分を無くそうと思ったり、自分で更に効率の良いやり方を考えたりし始めます。

そして、それを繰り返して非常に効率の良い状態を作ります。

この効率の良い状態を作るというのがルーティン化の真の姿・意味です。

ルーティン化が必要な理由

効率の良い状態を作るというのがルーティン化の真意なのですが

そもそもなぜ、ルーティン化が必要なのでしょうか。

一番初めにも書きましたが、みんな誰もが多種多様な業務に追われて疲れています。

これはその人の能力の限界を超えて仕事量が入ってきているからです。

無限の能力を持っている人間はいないのです。

無限の能力・・・とまではいきませんが。

人間の能力、キャパシティを上げるための方法の一つがこのルーティン化と言えます。

ルーティン化で能力アップ

日々、あふれている仕事について良く考えてみてください。

  • 入力作業が忙しい
  • 判断に時間がかかる
  • 資料作りが大変だ
  • 会議が多い

などのあなたを忙殺する理由があると思います。

これらの仕事について、本当に深く理解していて、効率化を考えていますか?

「判断に時間がかかる」場合

判断が1秒で出来るためには何をすれば良いでしょうか。

判断するための指標(数値やデータ)を明確にしていますか?

その数値を確認すれば判断は一瞬で済むことも多いと思います。

「会議が多い」場合

定例の会議であれば、何を毎回確認、シェアしていますか?

毎回確認していることがあるのであれば、それを確認する理由があるはずです。

(理由すらもないのであれば会議自体いらないことになりますが、そういう会議も多いですね。笑)

確認することの良し悪しが一瞬で判断できる指標を作れば良いのです。

世の中ではKPI(Key performance indicators)などと呼んでいますが、迷わずに判断できることは業務の大幅効率化につながります。

ルーティン化まとめ

この様にどんどん業務を効率化していくと、人間や組織の能力・キャパシティには余裕が生まれてきます。

効率化されていない状態では、仕事に忙殺されてしまい、毎日毎日同じことを繰り返してそれだけで疲弊してしまいます。

能力に余裕ができた人や組織は次に何をするでしょうか。

新しいことに取り組み始めます。取り組むことができる様になるのです。

仕事を効率化して、能力に余裕が生まれて、

新しいことを取り入れて、それをまた効率化して・・・というのが真のルーティン化だということです。

ルーティン化のステップ

  1. 今の仕事をとことん効率化
  2. 能力に余裕が生まれる
  3. 生まれた余裕で新しいことにチャレンジ
  4. その新しいことも効率化

ルーティン化に対するネガティブなイメージが少しはなくなったのではないでしょうか。

ルーティン化は人や組織が成長するために必ず必要なステップであるということ。

本当のルーティン化で人も組織も無限の能力を目指して生産性を上げましょう。

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